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Archiviazione documentale: quali sono le novità?

Ormai da qualche tempo si sente parlare di fatturazione elettronica, sia per i cambiamenti digitali sempre in aggiornamento, sia per ragioni di sicurezza e velocità delle informazioni, che rappresentano un vantaggio per le aziende le quali oggi, hanno adottato nuovo metodo di conservazione digitale che pian piano prende il posto della tradizionale forma cartacea.

Per questo motivo sarebbe utile capire, per far fronte a queste novità, cosa è cambiato rispetto ai metodi tradizionali, ma in particolare cosa è stato aggiunto e quali sono gli aspetti più importanti da considerare quando si parla di gestione documentale.

  • Cosa non è cambiato

Sebbene la digitalizzazione abbia fatto il suo ingresso nell’archiviazione documentale delle aziende, gli elementi della fattura non sono cambiati. Pertanto anche la fattura digitale come quella tradizionale, deve contenere iva, data, numero di fattura, destinatario, prezzi, natura dei beni, ecc.

  • Cosa è cambiato

Tuttavia, gli aggiornamenti, sono stati applicati ad un database, attraverso il quale l’azienda interagisce nel circuito, con terzi autorizzati, per questo motivo è stato introdotto un programma per archiviare i documenti.

In particolare il sistema di interscambio dei dati deve essere inviato ad un sistema di controllo gestito dall’agenzia delle entrate, questo processo può essere avviato attraverso diversi canali (posta elettronica, canale web del SdI o attraverso intermediario autorizzato), una volta inviata la documentazione, l’ente verifica la veridicità dei dati e comunica l’esito della fattura.

È importante quindi avere a disposizione un software di fatturazione che dovrà essere aggiornato nel tempo. Quindi dimenticatevi di scrivere la fattura con carta e penna perché con la dematerializzazione non sarà più ammessa la fattura cartacea scritta a mano.

Per garantire sicurezza nel trasferimento dei dati è stato stilato un indice della Pubblica Amministrazione, che può essere consultato via internet. Ad ognuna di esse viene assegnato un codice (codice univoco IPA) che dovrà essere inserito nella fattura affinché l’ente la riceva dal fornitore. Questo metodo assicura maggiore riservatezza nella transazione dei documenti.

A garantire l’autenticità dei documenti infine, è la firma elettronica in questa fase gli strumenti occorrenti sono un pin, un dispositivo e un software specifico. In questo modo la firma sulla fattura elettronica, diventa un vero e proprio documento firmato.

Sappiate che è solo dopo la firma elettronica che il documento potrà essere essere inviato.

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"Amo ricercare, leggere, studiare ogni profilo dell'umanità, ogni avvenimento, perciò mi interesso di notizie e soprattutto come renderle ad un pubblico facilmente raggiungibile come quello della net. Mi piace interagire con gli altri e dare la possibilità ad ognuno di esprimere le proprie potenzialità e fare perchè no, nuove esperienze." Eleonora C.

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