Fattura elettronica PA e B2B: come scegliere il software migliore

 

Il nostro Paese, ormai da qualche tempo, ha intrapreso una strada senza ritorno quanto a gestione dei rapporti di fatturazione tra privati e Pubblica Amministrazione. C’è chi lo definisce un cambiamento storico e a vedere i numeri questa affermazione ha un senso. Tranne le piccole imprese, tutte le altre dovranno dotarsi di software adatti a gestire gli obblighi normativi prescritti dal 1 gennaio 2019.

Se si fa un conto di tutti gli interessati a questo provvedimento, si arriva a quasi 7 milioni di utenti, tra possessori di partite IVA e imprese con più di 2 dipendenti.

I software per la fattura elettronica PA sono già stati implementati da diverso tempo. A questo modo di relazionarsi con gli uffici pubblici si aggiunge la gestione delle fatture B2B tra aziende, ponendo termine alla gestione cartacea. Già nella fattura elettronica PA si è passati all’emissione automatica del documento in formato XML, l’unico previsto dalla Agenzia delle Entrate. Tramite il Sistema di Interscambio le fatture giungono al cliente che dopo averle contabilizzate potranno essere inviate al pagamento.

E’ importante scegliere una soluzione in grado di compiere il processo di fatturazione interamente in forma elettronica, tagliando tempi di riconciliazione tra documenti e una grande percentuale di errori. Il periodo nel quale è stata resa obbligatoria la fattura elettronica PA (ormai sono quasi 4 anni), è servito per avere certezza sul suo funzionamento.

Sul mercato ci sono diverse soluzioni in grado di adeguarsi alla normativa. Il punto a cui bisogna prestare attenzione, è che occorre tener presente che oltre ad inviare le fatture in formato XML bisogna anche avere un sistema di ricezione adeguato, ma non basta.

E’ facile comprendere perché sia necessario da parte dell’utente un maggior grado di approfondimento dell’argomento poiché andrà implementato il sistema di archiviazione che conclude il ciclo contabile del singolo documento amministrativo.

Per dotarsi di un vero sistema occorre guardare al flusso dei dati in entrata ed in uscita. Questa innovazione, necessaria per avere maggiore controllo da parte dello Stato sui flussi commerciali visti in toto, rappresenta per molti un modo di rendere una parte dell’azienda, automatizzata. Un’opportunità che si rivela tale solo se l’intero ciclo attivo e passivo della fattura elettronica PA e B2B funziona correttamente.

A beneficio di coloro che ancora non hanno un’informazione esaustiva, vale la pena ricordare che il provvedimento n. 89757/2018 fornisce indicazioni precise relative al modo che devono intraprendere le aziende per comunicare attraverso il Sistema di Interscambio. Bisogna dotarsi di una posta elettronica certificata denominata PEC per l’identificazione univoca e dei servizi previsti dalla Agenzia delle Entrate in formato valido per il desktop, ma anche per i dispositivi mobile.

Le aziende che hanno o prevedono un flusso importante di fatture elettroniche dovranno accreditarsi presso il Sistema di Interscambio. Per concludere va detto che le aziende potranno continuare a lavorare come facevano prima a patto che aderiscano al precetto normativo, o direttamente oppure attraverso un normale intermediario che sia egli stesso accreditato presso il sistema.

Come selezionare il software giusto diventa fondamentale per coloro che intendono avvalersi di un sistema avanzato e potenzialmente in grado di generare risparmi di gestione.