Lavorare da casa è diventato imperativo in tempi di pandemia, dopotutto, l’isolamento è l’unica misura realmente efficace per limitare i contagi. Non si tratta di un invito a fermare la propria attività, anzi, si tratta di individuare la soluzione migliore per organizzare il lavoro a casa in modo flessibile, agevole, efficace e sicuro. Fortunatamente, tecnologie e applicazioni oggi lo consentono.

Quali sono dunque gli strumenti base per lo smart working?

Le basi del lavoro agile in casa

Per lavorare da casa, la prima cosa necessaria è la connessione a internet, un computer e una VPN (Virtual Private Network) che garantisca funzionalità, privacy e sicurezza. Chiaramente, non tutti possono disporre di questi tre elementi essenziali, non tutte le aziende possono dotare i propri dipendenti di computer e ognuno è costretto a organizzarsi come meglio può. Superate le difficoltà iniziali, è fondamentale individuare gli strumenti, intesi come programmi e applicazioni, che consentano non solo di lavorare, ma di farlo al meglio, massimizzando la produttività.

Smart working: strumenti utili e gratuiti

Fortunatamente, lo smart working è oggi incoraggiato non solo dalla vasta gamma di soluzioni per il lavovo a distanza presenti nel web, ma anche dall’iniziativa ministeriale di solidarietà digitale a cui hanno aderito molte imprese, che mette a disposizione dei servizi di connettività e non solo, fruibili da chi li richieda (qui il collegamento all’iniziativa).

Per il lavoro da remoto, le soluzioni per essere produttivi anche da casa sono svariate. Di seguito elenchiamo quelle che ritieniamo più utili e interessanti:

• Google G-Suite: è una suite offerta da Google che include software e strumenti di produttività per il cloud computing e per la collaborazione. Comprende le applicazioni Web di Google come Gmail, Google Drive, Hangouts Meet videoconferenza fino a 250 partecipanti, Google Calendar, Google Documenti e permette di fruire di tutte le app da un’unica suite. L’accesso è gratuito fino al mese di luglio 2020;
• Microsoft Teams: è una piattaforma disponibile gratuitamente che permette di comunicare e collaborare, lavorando in modo unificato con chat, teleconferenze, condivisione di contenuti, integrazione delle applicazioni e archiviazione di file;
• Cisco Webex: una piattaforma dotata di funzionalità semplici e intuitive per l’educazione online e supportata da un servizio di assistenza. Disponibile gratuitamente anche Cisco Webex Meetings, piattaforma per il lavoro da remoto, utile per pianificare le riunioni e per condividere documenti e dati. Per i professionisti, è disponibile gratuitamente l’app Cisco Webex Meetings;
• Uli (Utility Line Italia): i clienti possono fruire gratuitamente di una piattaforma di webmeeting mediante la quale si potrà lavorare da casa in tutta sicurezza per i dati, grazie alla rete virtuale privata criptata (VPN). La piattaforma è pensata per ospitare fino a 250 persone, è intuitiva e semplice da utilizzare.

Le app e i siti più utili

Oltre alle suite appena descritte e fruibili gratuitamente, esistono anche applicazioni e una gamma di tool il cui utilizzo è molto utile sia per lavorare, sia per comunicare da remoto.

Per quanto concerne le videochiamate, Skype e Zoom si confermano come i più scaricati. Se Skype era già ampiamentente utilizzato in passato, L’app Zoom è protagonista di un vero e proprio boom.

Zoom

Caratterizzata da un’interfaccia semplice e intuitiva, l’app non richiede, per il funzionamento, la creazione di alcuna lista di contatti. Basta la condivisione di un link per partecipare a una videochiamata. Nella versione free, le videochiamate collettive, disponibili fino a 100 partecipanti, hanno una durata massima di 40 minuti. L’app consente di condividere schermo, immagini, contenuti e di registrare la videochiamata.

CamScanner

Per chi non disponga di uno scannero o stampante in casa, CamScanner è un’app mobile che consente ai dispositivi iOS e Android di essere usati come scanner di immagini. L’app è disponibile sia in versione free sia Pro, consente di digitalizzare e condividere i contenuti in più formati differenti.

Simul News

Per chi necessita di accedere all’informazione quotidiana, sia italiana sia estera, è disponibile lo strumento digitale di Simul News per la consultazione di più quotidiani. Attraverso l’abbonamento a una singola piattaforma, si può avere accesso a tutti i quotidiani di proprio interesse, fruibili mediante un comodissimo software sfogliatore. Simul News consente di abbonarsi in maniera flessibile, per cui non è necessario iscriversi a tutti i giornali ma si possono scegliere quelli di cui si ha bisogno e per la durata desiderata. Una  di edicola di giornali online con elevate performance di lettura, molto utile specialmente per le aziende il cui business dipende anche dall’informazione, e con una gamma di funzioni quali il salvataggio degli articoli in formato .pdf e .jpg, un sistema di ricerca avanzata per individuare gli argomenti o i termini di interesse, un sistema automatico di notifica per non perdere nessuna news e molte altre funzioni ancora.

Trello

La gestione e l’organizzazione di progetti business possono migliorare con l’utilizzo di Trello, un tool che, nella sua versione free, consente la creazione di bacheche tematiche condivisibili, liste, schede, checklist e permette di lavorare allegando fino a 10MB di file e documenti. Esistono più versioni di Trello, da scegliere in base alle esigenze lavorative. Per esempio, la Business Class di Trello ha un prezzo di 9,90$ al mese, con l’integrazione con Google Hangouts, Mailchimp, Google Drive, ecc.

Il consiglio in più

Questa è solo una prima selezione di quelli che sono i migliori strumenti per portare avanti il lavoro da casa. Tra gli aspetti più importanti ricordiamo l’attenzione all’ambiente in cui si lavora: occorre organizzare lo spazio in modo funzionale e confortevole, cercando di allontanare le distrazioni, se possibile. Per garantire la giusta produttività, bisognerebbe, quando possibile, separare gli spazi lavorativi da quelli privati, così come è importante distinguere il tempo dedicato al lavoro da quello riservato alla vita privata.